Ist ICT-Outsourcing die zukunftsweisende Strategie? Diese Frage ist überholt, es ist nur noch eine Frage des Zeitpunkts! Jede Unternehmung ist dabei darauf angewiesen, strategisch und konzeptionell über eine hohe ICT-Kompetenz zu verfügen, um mit den IT-Partnern auf Augenhöhe zu sein. Diese konzeptionellen und strategischen ICT-Kompetenzen bringt die Beratungsfirma Con-IT Consulting & IT Loher GmbH bei deren Kunden ein, unter anderem bei der Volksschulgemeinde Eschlikon (VSGE). Wir arbeiten seit über 10 Jahren mit der VSGE zusammen. In einem lesenswerten Best Practice-Beitrag im Zytpunkt vom September 2023 ab Seite 8 wird die Entwicklung umfassend geschrieben (Link).

In diesem Webinar vermitteln wir digitale Impulse gemäss Best Practice und zeigen auf, wie die (repetitiven) Arbeitsprozesse Schritt für Schritt verbessert werden können. Entscheidend ist auch die Wahl des optimalen ICT-Outsourcings. Der Referent hat Praxiserfahrungen aus über hundert IT-Projekten in der Anwaltsbranche, auch in der Nutzung der Microsoft Cloud, zu welcher Praxisbeispiele gezeigt werden.

Dieser Workshop dient der Standortbestimmung der Unternehmung und der Überprüfung des derzeitigen Status quo in Bezug auf die Digitalisierung. Der Weg der Digitalisierung soll im ganz eigenen Tempo nach einem bewährten Schema erfolgen. Durch die gewonnenen Erkenntnisse erhalten Sie das notwendige Rüstzeug, um Ihr Unternehmen für die Zukunft optimal auszurichten.

Hier gelangen Sie zur Anmeldung.

Testimonials:

1. Ich fand das Webinar enorm wertvoll: Kennenlernen der 360-Grad-Digitalisierungs-Themen einer Anwaltskanzlei, erfolgreiche Praxisbeispiele, auch für die Nutzung der Microsoft-Cloud M365. Ich kann das Webinar sehr empfehlen (S.G.S., Lugano)
2. Besten Dank für das spannende Webinar, gerne würde ich die Folien erhalten. Ich fand den Inhalt sehr gut und gerade für "Neulinge" einfach verständlich (B.B., Zürich)
3. Besten Dank für die interessante Präsentation. (D-A. M. Zürich; T.L., Zürich)

Ziele des Workshops

•  Kompetenz erhalten zur Einordnung der vielen Begriffe
• Kennenlernen der verschiedenen Möglichkeiten beim elektronischen Rechtsverkehr
• Einschätzung der Vor-/Nachteile der verschiedenen Tools
• Einschätzung des Potentials, die Tools für die eigene Organisation einzusetzen.

Anmeldung

1. Die Digitalisierung wie auch die Automatisierung gestalten die Geschäftsprozesse in der Rechtsberatung und der Anwaltskanzlei radikal um. Digitalisierte und automatisierte Tätigkeiten führen dank Produktivitätssteigerungen zu wirtschaftlichem Nutzen und bereiten die Unternehmung auf die Zukunft vor (Stichwort Justitia 4.0).
2. Welche Digitalisierungsschritte sollen in welcher Priorisierung umgesetzt werden? Das Anwaltskanzlei-Prozess-Framework liefert übersichtlich und umfassend die Schritte, wie der logische Ausbau der Digitalisierung erfolgen sollte. Es liefert die digitalen Impulse gemäss Best Practice und zeigt auf, wie die (repetitiven) Arbeitsprozesse Schritt für Schritt verbessert werden können. Der Weg der Digitalisierung soll im ganz eigenen Tempo nach einem bewährten Schema erfolgen.
3. Das Ausfüllen des Anwaltskanzlei-Prozess-Frameworks dient zudem der Standortbestimmung der Unternehmung und der Überprüfung des derzeitigen Status quo in Bezug auf die Digitalisierung. Durch die gewonnenen Erkenntnisse erhält das Unternehmen das notwendige Rüstzeug, um das Unternehmen für die Zukunft optimal auszurichten.

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Eine zukunftsgerichtete ICT ist für jedes Unternehmen von strategischer Bedeutung. Daher sind steigende ICT-Ausgaben mehr als gerechtfertigt …… sofern diese einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Mit unseren ICT-Benchmarks (Kosten-Benchmark, Digitalisierungs-Benchmark, ICT-Life-Cycle-Benchmark) geben wir Ihnen Instrumente in die Hand, dies proaktiv zu steuern. Wir vergleichen Ihr Unternehmen mit fundierten Kennzahlen (z.B. Forrester, Flexera).

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Con-IT wurde im Juli 2020 von einer mittelgrossen Anwaltskanzlei mit 50 Benutzern angefragt, einen TCO-Benchmark durchzuführen. Rasch zeigte sich, dass die TCO-Zahlen für die Nachfolgelösung ab 1.1.2021 für das Inhouse-RZ im Vergleich zum Markt hoch waren. Dieser Vergleich basierte auf der umfassenden, seit Jahren aufgebauten Datenbank der Con-IT. Zudem barg die Nachfolgelösung einige Risiken (Security, Katastrophen-Vorsorge, personelle Abhängigkeiten usw.). Con-IT wurde daher beauftragt, alternativ innert Monatsfrist eine Evaluation mit ICT-Providern für ein Outsour-cing durchzuführen. Ende August 2020 lagen aussagekräftige Offerten vor, welche die Partnerschaft überzeugten, ihre ICT ab 1.1.2021 in einer Outsourced Private CH-Cloud betreiben zu lassen.

Dank des umfassenden Leistungskatalogs und weiterer Lastenheft-Grundlagen konnte die vertragliche Situation rasch geklärt werden, sodass die neue ICT-Lösung inkl. VoIP bereits anfangs Dezember 2020 erfolgreich eingeführt werden konnte.

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Dass wir zu viel Papier und damit wertvolle Rohstoffe unnötig verbrauchen, ist eine alte Binsenwahrheit. Für Ihre Unternehmung kann dies der Impuls sein, mit Papier sorgfältiger umzugehen. Doch viel entscheidender ist, ob die Prozesse digitalisiert aufgebaut sind und damit ohne Medienbrüche effizient ablaufen. Mit digitalen Prozessen sind effektivere Arbeitsweisen möglich, sei dies im Home-Office, mit QES-Signaturen, eGov-Eingaben, Knowhow-Nutzung und bei der Einführung weiterer Automatisierungsschritte.

Ein Indikator bezüglich der Entwicklung des Digitalisierungsgrads ist der Papierverbrauch über die Zeitachse und im Vergleich zur Konkurrenz. Wir laden Sie ein, an unserem Papierverbrauchs-Benchmark teilzunehmen.

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Nach dem Kanton Zug wird auch die kantonale Verwaltung des Kantons Zürich die Microsoft Cloud ‘M365’ nutzen. Der Regierungsratsbeschluss und die rechtlichen Verpflichtungen von Microsoft werden für viel Dynamik für die MS-Cloud sorgen und eröffnet für bisher zurückhaltende Branchen grossartige Chancen.

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Im 2020 ABA Legal Technology Survey Report wurden Anwaltskanzleien bezüglich der Nutzung von Cloud Services befragt. Ein Hauptthema war der Umgang mit Standard-Sicherheitsvorkehrungen bei der Nutzung der Cloud Services, nachfolgend die entsprechenden Ergebnisse in Prozenten:

1. Nutzung Secure Socket Layers (SLL): 31% (Leseart: 31% nutzen diese Technik zur Datenverschlüsselung im Internet)
2. Lokale Datensicherungen: 30%
3. Überprüfung Datenschutzrichtlinien des Anbieters: 27%
4. Prüfung ethische Regeln und Stellungnahmen zum Cloud Computing: 27%
5. Besprechung Erfahrungen mit Kollegen: 25%
6. Prüfung AGB’s des Anbieters: 24%
7. Prüfung Unternehmensgeschichte des Anbieters: 21%
8. Aushandlung Vertraulichkeitsvereinbarungen: 9%
9. Aushandlung von rechtlichen Vereinbarungen über Dienstleistungen (SLAs): 5%

Fazit: Der derzeitige Stand der Cloud-Sicherheit in Anwaltskanzleien ist mangelhaft, insbesondere angesichts der Veränderungen durch COVID-19, die zu einer Verlagerung ins Home-Office führten.

Von Con-IT beratene Anwaltskanzleien nutzen den Elektronischen Rechtsverkehr eGov erfolgreich in der Praxis und profitieren von den damit verbundenen Vorteilen, wie der Zeit- und Ortsunabhängigkeit, der Effizienz und den Vorteilen eines papierlosen Büros.

Die Anwaltskanzleien können sich nicht länger als Ausnahme von den Regeln betrachten, die für andere kommerzielle Unternehmungen gelten. Sie benötigen professionelle Tools für mehr Digitalisierung und eine höhere Automatisierung. Dies erhöht die (ICT)Fitness für die Gegenwart (Stichworte: COVID-19, Home Office, E-Rechtssicherheit) wie auch für die Zukunft (Stichworte: Kostendruck, Effizienz, eGov).

Weblaw entwickelt in Pionierarbeit seit über 20 Jahren Produkte und Lösungen, die zeitbeständig sind und so die Investitionen der Kunden schützen. Seit über zwei Jahren betreibt Weblaw die Anwaltscloud ‘LawDesk’, welche bereits bei vielen Kunden im Einsatz ist. LawDesk vereint IT-Infrastruktur, Fachapplikationen, juristische Inhalte und Prozesse in einem. Dank dem Outsourcing der IT kann sich der LawDesk-Kunde mehr seinen Aufgaben statt Updates oder Security widmen. Der Brownbag ‘LawDesk - Anwaltscloud: Vorsprung durch Automatisierung in der Rechtsbranche’ gibt einen Überblick zu LawDesk. Hier der Link zum Podcast. In weiteren Podcasts werden einzelne Produkte, die auf LawDesk genutzt werden, vertieft dargestellt.

Die Ausstellung einer E-ID ist in der Schweiz politisch umstritten, die Einführung der Einheits-E-ID wird voraussichtlich noch Jahre brauchen. Doch warum noch zu warten? Für den elektronischen Rechtsverkehr existieren erprobte Tools, es funktioniert.

Wir haben uns eingehend mit der Materie befasst und können Ihnen daher alle Lösungsvarianten für die zwei relevanten Bereiche 

1. Qualifizierte Elektronische Signatur (mit anerkannten E-ID-Zertifikaten) und
2. Elektronischer Rechtsverkehr

live demonstrieren. Wir würden Sie unterstützen, den Elektronischen Rechtsverkehr aufzubauen und Ordnung in die Begriffsvielfalt zu bringen.

PS1: Kürzlich haben wir drei Anwaltsfirmen unsere Lösungsvorschläge zu eGov demonstriert. Resultat: alle haben mit dem Aufbau von eGov gestartet!

Bereits seit mehreren Jahren war der Anwältin klar, dass sie sich mit ihrer handgestrickten, veralteten IT-Infrastruktur in einer risikobehafteten Situation befand. Abschreckend war für sie die Vorstellung eines zeitaufwändigen IT-Projektes. Con-IT konnte sie zu einem Wechsel in eine professionell geführte Anwaltscloud bewegen. Ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung im Monat November 2019 gelang die Migration und die erfolgreiche Produktivaufnahme innert Monatsfrist - und der Projekt-Zeitaufwand seitens der Anwältin lag bei wenigen Stunden.

Eine alteingesessene Anwaltskanzlei verpasste es seit vielen Jahren, ihre veraltete Mac-Infrastruktur den heutigen Gegebenheiten anzupassen. Dies führte zu vielen manuellen, frustrierenden und kostspieligen Arbeitsschritten und einer risikobehafteten IT-Infrastruktur mit nicht mehr zeitgemässen Fachanwendungen. Im Frühjahr 2019 gelang der Durchbruch dank einer IT-Strategie für die Digitalisierung, mit der sich alle Partner abgeholt fühlten. Auf Basis der IT-Strategie wurde Innert eines halben Jahres eine neue Anwalts-Software auf einer neu aufgesetzten IT-Infrastruktur erfolgreich eingeführt.

Markus Loher referierte am 12.9.2018 an einem vielbeachteten Webinar zu obigem Thema, welches via Weblaw Legal Tech (nach dem Start dauert es einige Sekunden, bis das Webinar starten wird) oder via YouTube abrufbar ist. 

Kein Schutz des Anwaltsgeheimnisses? Keine Datensicherheit und Datenhoheit? «Industrialisierung» in der Anwaltsbranche? Das IT-Outsourcing-Thema wird in der Anwaltsbranche vielfach mit grossem Respekt angegangen, verbunden auch mit Ängsten. Ausgehend von den angelsächsischen Ländern ist die «Industrialisierung» auch in der Schweizer Anwaltsbranche stark im Kommen, indem IT-Basisdienste ausgelagert werden. Dadurch können sich die firmeneigenen personellen Ressourcen auf die firmen-und branchenspezifischen Aufgaben konzentrieren. Bereiten auch Sie Ihre firmeninterne IT auf diese Agilität vor!

Dank unserer über 15-jährigen Erfahrung mit Outsourcing-Projekten und IT-Betrieb haben wir erprobteLösungskonzepte für die Fragen und Bedenken der Anwälte entwickelt. Aktuell begleiten wir mehrere Anwaltskanzleien im IT-Outsourcing, darunter erneut eine Kanzlei mit über 100 Usern.

Wir freuen uns, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, um das vielschichtige Thema in einem Gespräch zu vertiefen, zur Erstellung der für Sie passenden Sourcingstrategie oder verlangen Sie unseren Newsletter.

Die Essenz einer erfolgreichen Evaluation liegt darin, dass die Ergebnisse einer Evaluation konsistent und phasenübergreifend nutzbar sind. Wird dieses Ziel erreicht, wird selbst die Gesamtabnahme des Projekts zu einer Routineaufgabe und führt zu keinen Diskussionen mit den Vertragspartnern. Zusätzlich mindern Sie das Risiko von zeitaufreibenden Einsprachen.

Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung und erprobten Templates! Dank unserem Partner-Netzwerk verfügen wir auch über technisches Knowhow, unter anderem zur Überprüfung der IT-Strategie, welche in eine Evaluation miteinfliesst. Teilen Sie unsere Ansichten zu den Voraussetzungen für eine erfolgreiche Evaluation? Wir würden uns darüber freuen!